1. Doel van ledenadministratie
De ledenadministratie staat ten dienste van de hele kerk. Volgens de kerkorde van de Protestantse Kerk in Nederland behoren tot een gemeente zij van wie de inlijving in de gemeenschap van de Kerk is bekrachtigd door de heilige doop en die als zodanig zijn ingeschreven als lid van de gemeente. Daarnaast rekent, gedachtig aan de trouw van de God van het verbond, de gemeente voorts tot haar gemeenschap de niet-gedoopte kinderen van gemeenteleden alsmede degenen die blijk geven van verbondenheid met de gemeente. De kerk kent doopleden en belijdende leden. Doopleden, belijdende leden, gastleden, de niet-gedoopte kinderen van gemeenteleden alsmede zij die blijk geven van verbondenheid met de gemeente, worden als zodanig ingeschreven in het register van de gemeente.
Leden registreren is geen doel op zich. Het ledenbestand is een middel dat bij kan dragen aan alle activiteiten binnen de kerk. Het is een kostbaar bezit en het zou jammer zijn om dit niet te gebruiken. Met behulp van de ledenadministratie kunnen de juiste mensen op het juiste ogenblik op de juiste wijze door de juiste persoon benaderd worden. Via de Stichting Mechanische Registratie en Administratie (SMRA) in Utrecht www.smra.nl worden we automatisch op de hoogte gehouden van een aantal burgerlijke gegevens. Echter lang niet alle burgerlijke mutaties en al helemaal niet de kerkelijke mutaties worden automatisch doorgegeven of in de bestanden opgenomen.
Sinds de invoering van de "Wet bescherming persoonsgegevens" worden nog slechts een beperkt aantal gegevens vanuit de Gemeentelijke Basisadministratie (GBA) aan de Hervormde Gemeente via de Stichting Interkerkelijke Ledenadministratie) SILA www.sila.nl en SMRA doorgegeven, namelijk:
Verhuizing.
Naamswijziging.
Overlijden.
Begin- en einddatum van een huwelijk of geregistreerd partnerschap (maar niet de burgerlijk staat zelf).
De gegevens die sindsdien niet meer doorgegeven worden zijn onder andere:
Geboorte.
Scheiding.
Wijziging in de gezinsrelatie.
2. Commissie Automatisering Ledenadministratie
In de Hervormde Gemeente van Huizen wordt de ledenadministratie verzorgd door de beheerder van het kerkelijk bureau en de wijkledenadministrateurs. Zij zijn verenigd in het overlegorgaan Commissie Automatisering Ledenadministratie (CAL).
De CAL informeert via het Kerkblad regelmatig de gemeenteleden over het feit dat zijzelf verantwoordelijk zijn voor het doorgeven van veranderingen in hun persoonlijke gegevens. Om dit voor de leden te vergemakkelijken zijn hiertoe in alle kerken mutatiekaartjes opgehangen die bij het Kerkelijk Bureau of de wijkledenadministrateurs kunnen worden ingeleverd. Dit mutatiekaartje kunt u ook hier downloaden.
Om het kaartje te kunnen zien en in te vullen is Adobe Acrobat Reader nodig, dit kunt u hier downloaden door op onderstaand icoon te klikken.
De CAL ondersteunt het wijkpastoraat door het leveren van informatie, onder andere:
Leveren en up-to-date houden van de sectie-ordner van de ouderlingen.
Leveren en up-to-date houden van het geautomatiseerde ledenbestand bij de predikanten.
Bezoeklijsten voor ouderlingen en evangelisatiecommissie.
Bezoeklijsten nieuw ingekomenen voor bezoekdames / vrouwencontactgroep.
Lijsten van huwelijksjubilea.
Lijsten met verjaardagen van ouderen van 80 jaar en ouder.
Stickers en lijsten voor uitnodigingen catechisatie, wijkavonden, verenigingsleven, wijkgidsen, t.b.v. diaconie, voor dagje uit van bejaarden, e.d.
Daarnaast draagt de CAL voor de gehele gemeente bij aan de vorming van beleid door het leveren van:
Pastorale statistiek per wijk in het jaarverslag van de wijkkerkenraad.
Gemeentelijke pastorale statistiek per jaar.
Pastorale statistiek op specifieke selecties van het bestand, op speciaal verzoek.
3. Tenslotte
Heeft u vragen over de ledenadministratie, dan kunt u altijd terecht bij ้้n van de leden van de CAL.
De samenstelling van de CAL per 1 maart 2010 is:
Ina van Kampen-Duitman
kerkelijk bureau en link met kerkvoogdij 6566823
kerkelijk bureau
Gert Visser wijk Oude Kerk 5257116
ledenadministratie Oude kerk
J. van As wijk Nieuwe Kerk 5252282
ledenadministratie Nieuwe kerk
G. van der Deure wijk Zenderkerk 5250821
ledenadministratie Zenderkerk
Piet van Saane wijk Meentkerk 5250435
ledenadministratie Meentkerk voorzitter commissie
Gijsbert Veerman Algemene Kerkenraad 5241183
scriba@hervormdhuizen.nl
