Ledenadministratie

Ledenadministratie

 

Doel van ledenadministratie

De ledenadministratie staat ten dienste van de hele kerk. Volgens de kerkorde van de Protestantse Kerk in Nederland behoren tot een gemeente zij van wie de inlijving in de gemeenschap van de Kerk is bekrachtigd door de heilige doop en die als zodanig zijn ingeschreven als lid van de gemeente. Daarnaast rekent, gedachtig aan de trouw van de God van het verbond, de gemeente voorts tot haar gemeenschap de niet-gedoopte kinderen van gemeenteleden alsmede degenen die blijk geven van verbondenheid met de gemeente.

De kerk kent doo­ple­den en belij­den­de leden. Doopleden, belijdende leden, gastleden, de niet-gedoopte kinderen van gemeente­le­den alsmede zij die blijk geven van verbondenheid met de ge­meente, wor­den als zodanig ingeschreven in het register van de gemeente.

Leden registreren is geen doel op zich
Het ledenbestand is een middel dat bij kan dragen aan alle activiteiten binnen de kerk. Het is een kostbaar bezit en het zou jammer zijn om dit niet te gebruiken. Met behulp van de ledenadministratie kunnen de juiste mensen op het juiste ogenblik op de juiste wijze door de juiste persoon benaderd worden. Via de Stichting Mechanische Registratie en Administratie (SMRA) in Utrecht (www.smra.nl) worden we automatisch op de hoogte gehouden van een aantal burgerlijke gegevens. Echter lang niet alle burgerlijke mutaties en al helemaal niet de kerkelijke mutaties worden automatisch doorgegeven of in de bestanden opgenomen.

Sinds de invoering van de "Wet bescherming persoonsgegevens" worden nog slechts een beperkt aantal gegevens vanuit de Gemeentelijke Basisadministratie (GBA) aan de Hervormde Gemeente via de Stichting Interkerkelijke Ledenadministratie (SILA, www.sila.nl) en SMRA doorgegeven, namelijk: 

  • Verhuizing
  • Naamswijziging.
  • Overlijden.
  • Begin- en einddatum van een huwelijk of geregistreerd partnerschap (maar niet de burgerlijk staat zelf).

De gegevens die sindsdien niet meer doorgegeven worden zijn onder andere: 

  • Geboorte.
  • Scheiding.
  • Wijziging in de gezinsrelatie.


Commissie Automatisering Ledenadministratie

In de Hervormde Gemeente van Huizen wordt de ledenadministratie verzorgd door de beheerder van het kerkelijk bureau en de wijkledenadministrateurs. Zij zijn verenigd in het overlegorgaan Commissie Automatisering Ledenadministratie (CAL).

De CAL informeert via het Kerkblad regelmatig de gemeenteleden over het feit dat zijzelf verantwoordelijk zijn voor het doorgeven van veranderingen in hun persoonlijke gegevens. Om dit voor de leden te vergemakkelijken zijn hiertoe in alle kerken mutatiekaartjes opgehangen die bij het Kerkelijk Bureau of de wijkledenadministrateurs kunnen worden ingeleverd. Dit mutatiekaartje kunt u ook downloaden.

De CAL ondersteunt het wijkpastoraat door het leveren van informatie, onder andere:

  • Leveren en up-to-date houden van de sectie-ordner van de ouderlingen.
  • Leveren en up-to-date houden van het geautomatiseerde ledenbestand bij de predikanten.
  • Bezoeklijsten voor ouderlingen en evangelisatiecommissie.
  • Bezoeklijsten nieuw ingekomenen voor bezoekdames / vrouwencontactgroep.
  • Lijsten van huwelijksjubilea.
  • Lijsten met verjaardagen van ouderen van 80 jaar en ouder.
  • Stickers en lijsten voor uitnodigingen catechisatie, wijkavonden, verenigingsleven, wijkgidsen, t.b.v. diaconie, voor dagje uit van bejaarden, e.d.

Daarnaast draagt de CAL voor de gehele gemeente bij aan de vorming van beleid door het leveren van:

  • Pastorale statistiek per wijk in het jaarverslag van de wijkkerkenraad.
  • Gemeentelijke pastorale statistiek per jaar.
  • Pastorale statistiek op specifieke selecties van het bestand, op speciaal verzoek.

Vragen over de ledenadministratie?

Heeft u vragen over de ledenadministratie, dan kunt u altijd terecht bij een van de leden van de CAL: